Los autores declaran que no existen conflictos de intereses.
El trabajo aporta una sistematización de referentes teóricos - metodológicos para el proceso de gestión de la comunicación organizacional en las escuelas secundarias básicas. Se abordan los principales conceptos y categorías (proceso, gestión, comunicación, organización, comunicación organizacional, gestión organizacional y gestión de la comunicación organizacional). Es de pertinencia y actualidad porque contribuye a suplir la limitada preparación que poseen de los gestores del proceso en este nivel educativo, además responde a las políticas trazadas por el Partido Comunista de Cuba, los Lineamientos de la Política Económica y Social y al Tercer Perfeccionamiento Continuo del Sistema Educación General en Cuba.
En el discurso Clausura 8vo Congreso del PCC, se plantea, “incorporar como pilares de nuestra labor, la informatización de todos los procesos al interior de la organización…así como el desarrollo creativo de la comunicación social”. (PCC, 2021, p. 39)
Asimismo, en la prioridad dos de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) para apoyar la implementación y seguimiento de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible en América Latina y el Caribe, se precisa: “la importancia de avanzar e invertir en el acceso a la información y la participación ciudadana” (p. 46).
En línea con esta primacía, la Conceptualización del Modelo Económico y Social Cubano de Desarrollo Socialista resalta entre los factores asociados a la prosperidad y el bienestar de los ciudadanos cubanos la eficacia y calidad del sistema de educación y establece su perfeccionamiento como un proceso sistemático sobre la base de los principios de nuestro socialismo (PCC, 2021a, p. 46).
En correspondencia a este llamado, entre los objetivos del proyecto “Perfeccionamiento Continuo del Sistema Educación General ”, insertado en el programa “Acceso y Calidad de los Servicios Sociales ”, del macroprograma 6 (“Desarrollo Humano, Equidad y Justicia Social”) del Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social (PNDES) hasta el 2030, se plantea garantizar el desarrollo de la informatización y la comunicación institucional y dar oportunidad, espacio y posibilidad al ejercicio de una actividad de dirección más cercana a la colaboración, a la participación real de todos en la institución educativa…” (PNDES, 2021)
Bajo estos preceptos, el Sistema Nacional de Educación (SNE) enfrenta en la actualidad su III Perfeccionamiento (a partir de 1975), que se inició experimentalmente desde 2014 y debe estar consolidado para el 2030. Este comprende cambios significativos que se asocian a la gestión de las instituciones educativas como la concepción y el trabajo con el proyecto educativo (institucional y grupal); el trabajo con el currículo institucional; el trabajo en red y el perfeccionamiento del trabajo metodológico para asegurar la concreción del conjunto de cambios que han de implementarse, por sólo señalar algunos (Valiente
En esta nueva etapa de su desarrollo continuo, el perfeccionamiento del SNE plantea a la dirección de las instituciones educativas un conjunto de desafíos entre los que resultan de trascendencia relevante:” orientar, regular y perfeccionar permanentemente los mecanismos de comunicación y relación social que se utilicen tanto dentro como fuera de ella…”(p. 88); y, “ estimular la comunicación, crear un clima de democracia y de participación, donde todos los factores que se involucren en el proceso socializador de la institución, experimenten alegría y satisfacción por las actividades que realizan y se sientan orgullosos de los resultados que se obtengan” (p. 89).
A partir de estas premisas, se valora la importancia que tiene la comunicación organizacional en las escuelas secundarias básicas, organizaciones educativas que tienen como fin la formación básica e integral del adolescente, sobre la base de una cultura general e integral, que le permita estar plenamente identificado con su nacionalidad y patriotismo, que garantice la defensa de las conquistas sociales y la continuidad de la obra de la revolución.
El estudio de la literatura precedente, como parte de la sistematización realizada, y con la experiencia acumulada de autora en el trabajo con la escuela secundaria básica, y el resultado de revisión de documentos normativos, de entrevistas realizadas a profesores, trabajadores no docentes, jubilados, expertos, dirigentes, y otros actores sociales, nos percatamos que existen un conjunto de limitaciones que desde la perspectiva teórica y metodológicas ha tenido el abordaje del objeto.
Se destacan como significativas que existen carencias en el sistema de conocimientos relacionados con la gestión de la comunicación organizacional en las escuelas secundarias básicas, por lo que existe una limitada preparación teórica-metodológica de los directivos para la gestión de la comunicación organizacional en las escuelas secundarias básicas.
A partir de profundizar en el estudio sobre la gestión de la comunicación organizacional en el escenario de las instituciones, se reconocen los aportes de autores en el ámbito internacional, por ejemplo en América Latina Sousa (1993), Torcuato (1986) desde un enfoque sistémico, Collado (1997) con enfoques sistémicos de comunicación, Serrano (2001) en el diagnóstico de comunicación de las empresas, las investigadoras
En Cuba se resaltan las investigaciones de Trelles (2001, 2002, 2014), Durand (2008), Martínez (2009), (2002 2003, 2004, 2005, 20014), Saladrigas (2005, 2006, 2010, 2014, 2016), Rivero (2010), Jaquinet (2016),
La contribución a la teoría de estos autores ha ido transitando de la crítica de un enfoque mecánico unidireccional de comunicación a modelos más completos que tienen en cuenta los contextos, las relaciones entre cultura y comunicación, la interrelación entre los ámbitos internos y externos, la importancia de la identidad y la imagen, cabe subrayar la defensa a la utilización adecuada de las distintas técnicas de comunicación y de información y de unos mensajes productivos que ayuden a tomar decisiones, a crear cultura y a cambiar conductas entre los públicos internos y externos de la organización.
Atendiendo a que la gestión de la comunicación organizacional es un proceso, la investigadora considera necesario hacer un acercamiento al término, por tal motivo se seleccionaron algunas definiciones y aportes relevantes de algunos autores.
Según el Diccionario Filosófico,
La gestión está definida en el Diccionario Enciclopédico Quillet (1974) como “la acción y efecto de gestionar. Acción y efecto de administrar. Gestionar consiste en hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera” (p. 306).
La acción y efecto de desarrollar o hacer evolucionar una organización o institución y se concreta en cada una de las diligencias que logran hacer los funcionarios en el ejercicio de su puesto de trabajo y que está en correspondencia dialógica, problémica y dialéctica con las variables básicas de la administración, las funciones y la calidad humana de quién gestiona o diligencia. (p. 48)
Para esta investigación se asume la definición de gestión, dada por el Programa de Doctorado en Gestión Organizacional de la Universidad de Holguín (2019) como: una actividad social que tiene un condicionamiento histórico concreto; como un sistema de relaciones interpersonales (de cooperación y subordinación); como un proceso estratégico que tiene un carácter consciente… considera como sus subsistemas a la planificación, la organización, la dirección y el control…,dos dimensiones principales (la dirección de los procesos y la dirección de las personas). De igual forma los autores de este artículo asumen los postulados del investigador
Planificar: es decidir por anticipado, qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y hacia dónde. Para esto se requiere de un análisis de las condiciones existentes en la institución o en el nivel de dirección correspondiente para proyectar objetivamente las metas a alcanzar. Organizar: incluye la definición de planes, estrategias y lineamientos generales en función de los objetivos, se organiza para darle cumplimiento a estos; contiene la determinación de las tareas que le permitirán llegar a estos fines, su división y agrupamiento en áreas específicas de trabajo, de acuerdo a determinados criterios previamente fijados; la selección de los responsables de esas tareas o actividades y definiendo su autoridad y responsabilidad. Implementar: es la proyección de interacciones entre los sujetos que intervienen en el proceso para lograr que cumplan las tareas asignadas, incluyendo la comunicación con el colectivo, los intereses, necesidades, motivaciones, para lograr la participación responsable de los implicados. Controlar: es la comparación de los resultados obtenidos en el proceso educativo con los resultados esperados, a fin de eliminar desviaciones entre ambos parámetros. Presupone la existencia de normativas, planes y estándares como medida esencial para valorar si el resultado es aceptable o no y poder tomar medidas correctoras.
Al respecto (
La gestión educativa se enriquece con el desarrollo teórico- práctico de este campo del saber, el que en sus inicios se aproximó más a la idea de “gobierno” que a la de administración y más puntualmente a la de “participación colectiva” por parte de los miembros de la organización educativa en los procesos de diseño, toma de decisiones y evaluación de su funcionamiento. (
Analizadas estas consideraciones se asume la definición dada por
La definición de comunicación ha sido muy variada en matices y perspectivas como diversa su complejidad, toda vez que es fenómeno, pero además es proceso y resultado, práctica o conjunto de prácticas, parte esencial de la cultura…herramienta de interlocución, espacio de conflicto, conjunto de imágenes, sonidos y sentidos, lenguajes y lógica de articulación de discursos... (Orozco, 1997, p. 28).
El proceso de comunicación según Morales (2021), es el conjunto de acciones que se ponen en práctica para transmitir, de manera eficaz y eficiente, un mensaje entre uno o más individuos, surge de la necesidad de comunicar e intercambiar una información, opinión o sentimiento de manera exitosa. Por tanto, su objetivo es comunicar algo que otros puedan entender.
La organización existe para cumplir objetivos que un individuo aisladamente no puede alcanzar. Cantón (2004) plantea “organización es un sistema complejo de recursos personales y materiales que se orientan a conseguir determinadas finalidades, objetivos o intereses, y que para ello ponen en marcha estructuras y relaciones dentro del sistema social amplio” (p. 25).
Entre las diferentes maneras de concebir a la organización Pérez (1998) la define como “esas coordinaciones de recursos humanos, materiales y tecnológicos que producen e intercambian onerosamente y entre sí, y con otros agentes, bienes, servicios, ideas, ilusiones y cualquier otra cosa imaginable y susceptible de ser comprada” (p. 12). Elías y Mascaray (2003) aporta que las organizaciones son, “sistemas abiertos, que funcionan y desarrollan su actividad en permanente interacción con su entorno, del que reciben estímulos y condicionamientos y sobre el que influyen” (p. 33).
Intentando identificar aspectos a nuestro juicio esenciales, en el concepto organización, y tratando de referirlo al entorno de la presente investigación, asumimos los aportes de
Una agrupación de personas unidas por un interés común, cuyos fines han de estar definidos con precisión y compartidos de una manera colectiva, que cuentan con una estructura legitimada entre los integrantes de la agrupación…y en la interacción entre sus miembros, y entre la organización y su entorno externo. (pp. 35-36)
La gestión organizacional es un proceso que tiene realización práctica en los disímiles ámbitos de la vida socioeconómica y política, desde las instancias estatales y gubernamentales hasta organizaciones tan diversas en sus objetos sociales como pueden ser las empresas de producción o servicios o las instituciones militares, educativas, hospitalarias, deportivas, sociales, culturales, eclesiásticas o caritativas, por sólo hacer mención de algunas.
En el caso de la presente investigación se trabajará con instituciones del nivel educativo Secundaria Básica , estas organizaciones educativas desarrollan la gestión escolar, que al decir de De la O Casillas, es entendida como la capacidad de generar nuevas políticas institucionales, involucra a toda la comunidad escolar con formas de participación democráticas que apoyan el desempeño de docentes y directivos a través del desarrollo de proyectos educativos adecuados a las características y necesidades de cada escuela. (p. 1)
De la O Casillas plantea, además, que para el análisis y fundamentación de la práctica directiva en la gestión escolar se determinan las siguientes dimensiones:
Dimensión pedagógico-didáctica (las actividades propias de la institución educativa…caracterizadas por los vínculos que los actores construyen con el conocimiento y los modelos didácticos); dimensión comunitaria (actividades que promueven la participación de los diferentes actores en la toma de decisiones y en las actividades de cada centro), se incluye también…vínculos entre escuela y comunidad); dimensión administrativa (analiza las acciones de gobierno que incluyen estrategias de manejo de recursos humanos, financieros y tiempos requeridos, y dimensión organizacional (los profesores y directivos, así como los estudiantes y los padres de familia, desarrollan su actividad educativa en el marco de una organización,… bajo ciertas normas y exigencias.
Analizadas estas definiciones de gestión, comunicación y la organización, así como sus diversas manifestaciones durante su evolución como parte del estudio del objeto de la presente investigación se hace necesario, analizar la comunicación organizacional que al decir de Marín, (2001) expresa que “La comunicación organizacional es una vertiente de ideas por el que los miembros se aglutinan para dar la información nuclear acerca de su organización y de las transformaciones que en ella suceden” (p. 380).
La investigación asume la definición dada por Saladrigas (2005):
Proceso de producción e intercambio de mensajes, con carácter sistémico, naturaleza mediadora y mediada, planificado o espontaneo, que genera flujos de sentido, que se dan tanto dentro de las organizaciones como entre estas y el entorno, con el fin de facilitar el cumplimiento de sus objetivos y fortalecimiento de su identidad y cultura. (p. 143)
Públicos o actores de la comunicación
Los públicos en opinión de Muriel y Rota en
Los públicos internos, aquellos los que forman parte de la estructura formal de la organización y los públicos externos, son los grupos de personas que, aunque se relacionan con la organización, no forman parte de su estructura ni mantienen una relación muy estrecha con ella y se clasifican en públicos generales y específicos. (p. 84 y 87)
Los públicos generales están constituidos por la comunidad nacional e internacional, con los que la organización entra en contacto de manera directa o indirecta, a través de los públicos específicos y estos se encuentran en el ambiente externo inmediato de la organización, (medios masivos de comunicación, proveedores, autoridades). (p. 86)
Los ámbitos de la comunicación organizacional son la comunicación interna y comunicación externa, en este orden es importante acotar las concepciones que sobre comunicación interna han ofrecido varios autores entre los que se encuentra Sanz de la Tajada quien define que la comunicación interna:
Tajada (1994)
Se efectúa con los miembros de los elementos integrantes de la empresa: superiores, colaterales y subordinados, en su sinfín de circunstancias, especialmente para encontrar e intercambiar ideas, contrastar opiniones, tomar decisiones y dando lugar a una estructura de comunicación en tres dimensiones: ascendente, horizontal y descendente y a todo un conjunto de técnicas desarrolladas en el campo de las relaciones humanas. (p. 72)
Los canales son el método de difusión que se emplea para enviar el mensaje. Estos pueden dividirse a grandes rasgos en: mediatizados y directos. Los canales mediatizados son los que requieren de algún tipo de tecnología para la producción de mensajes y el contacto entre la fuente y el receptor o receptores, no es directo, sino a través de algún vehículo físico externo. Los canales directos dependen de la capacidad y habilidad individual para comunicarse con otros cara a cara. Por ejemplo, hablar, escuchar, indicios no verbales, etc. (Citado por Álvarez, 2018, p. 34).
La red de comunicación es el camino que sigue el flujo de mensajes y cada uno de los elementos (departamentos, personas, etc.). Las redes formales son aquellas explícitamente señaladas en el organigrama de la institución, que se puede concebir como una descripción diagramática de la estructura formal de la misma; …es la que sigue las líneas del organigrama, da una visión clara de los cauces de información planeados para la organización. (Marín como se citó en Trelles, 2001. p. 44)
La red informal es el mensaje fluye sin respetar las líneas jerárquicas o funcionales y obedeciendo más a afinidades personales que a estructuras formales de trabajo. Los mensajes que se dan a través de las redes informales emergen espontáneamente, están menos estructurados y son menos predecibles. (Muriel y Rota como se citó en Trelles, 2001, pp. 147-148)
Los flujos de comunicación si procede de la dirección de la organización a los niveles intermedios y a la base, flujo descendente, la comunicación ascendente, se refiere al flujo de comunicación que se dirige de los empleados hacia los superiores; si la comunicación se establece entre niveles similares de autoridad, se produce la comunicación horizontal...la comunicación en todos los sentidos, y desde todos los niveles, el flujo transversal, favorece la participación de todos los integrantes de la organización, y la toma de decisiones a partir de consensos. (
La comunicación externa es analizada por diferentes autores
En el mismo sentido, para Saladrigas (2007), la comunicación externa o interinstitucional tiene lugar entre las organizaciones (privadas o públicas) y otras que se vinculan con ellas por cuestiones productivas, comerciales o sociales, como pueden ser los proveedores, distribuidores, los medios de comunicación, entre otros, enfoque que se hace converger con las Relaciones Públicas.
Sobre los mensajes Goldhaber, (1977 señala que: “Los mensajes tratan con información significativa sobre personas, objetos y acontecimientos generados durante interacciones humanas” acota que “los mensajes que se producen en la organización, dirigidos tanto al público interno como externo se pueden clasificar en: de tarea, de mantenimiento y humanos” (p. 18).
De tarea: Guardan estrecha relación con aquellos productos, servicios o actividades que tienen un especial interés para la organización…tienen la misión de informar a los empleados sobre la manera de realizar su trabajo. Incluyen actividades como capacitación, orientación, establecimiento de objetivos, resolución de problemas, sugerencia de ideas.
De mantenimiento: Ayudan a la organización a seguir con vida y perpetuarse a sí misma. Entre los mensajes de mantenimiento se incluyen las órdenes, dictados, procedimientos y los controles necesarios para facilitar el movimiento de la organización en función de los objetivos previstos.
Humanos: Están dirigidos a los individuos de la organización, considerando principalmente sus actitudes, su satisfacción y su realización.
En esta investigación consideramos oportuno asumir a
Temas de corte estratégico, este tipo de mensaje aborda aspectos esenciales para la organización; deben ser el resultado de procesos de construcción compartida, dada su alta carga simbólica, y se mueven en temas relacionados con la razón de ser de la entidad, su misión, su visión, sus valores, sus objetivos estratégicos, vale decir, su esencia, su identidad; quién es y cuál es su razón de existir.
Mensajes sobre contenidos y valores políticos-ideológicos, es un tipo de mensaje de gran trascendencia en nuestras entidades… (p. 104); y, …debe construirse atendiendo a las esencias profundamente humanas, sociales, …y debe responder a las necesidades de cada colectivo, que se insertan en un universo común de significados y valores compartidos hoy por los cubanos. (p. 104)
El proceso de gestión de la comunicación organizacional, ha sido descrito por un amplio número de autores tanto del ámbito internacional como nacional. Saladrigas (2009) plantea que la gestión de comunicación consiste en: “prever, planificar, organizar, administrar, evaluar y controlar las acciones de comunicación para garantizar una mayor eficacia comunicativa en la entidad” (p. 113).
La gestión de la comunicación exige el conocimiento de la estructura de la organización, la formulación de diagnósticos, escoger estrategias, la fijación de metas, el conocimiento de la misión de la organización y la administración de las relaciones corporativas/organizacionales visualizando los intereses continuos de la organización... (
Conjunto de fases o etapas continuas y coordinadas (diagnóstico, análisis o investigación; planeación y programación; ejecución o implementación; y control y evaluación) que se despliega para dirigir y controlar todo lo relativo a los procesos comunicativos que generan en cualquier tipo de organización, independientemente de su sector, tamaño, estructura, propiedad, misión o cualquier otra clasificación: empresas, corporaciones, asociaciones, ONG, administraciones públicas, partidos políticos . (p. 44)
Por su parte
Proceso de planificación, organización, implementación y control, encaminado a facilitar y agilizar el intercambio que se da a través del flujo de mensajes (ascendentes, descendentes y horizontales) entre sus actores (internos y externos) y entre la organización y su medio que transversaliza las funciones sustantivas de la organización y a su vez es influido por ellas, desde lo institucional, administrativo, pedagógico y comunitario (p. 31).
Las fases de la gestión de la comunicación organizacional (diagnóstico, planificación, organización, implementación, evaluación y control).
Diagnóstico: se busca indagar sobre un conjunto de elementos que permiten conocer la situación de la que parte la comunicación y la información que levanta debe constituir un punto de partida para la toma de decisiones estratégicas. Son múltiples los aspectos a tener en cuenta; no obstante, la selección de las categorías y el diseño de la investigación diagnóstica van a depender de las particularidades del proceso comunicativo a gestionar (propósitos, públicos, tipo de organización, etcétera. (Rodríguez, 2017, p. 20)
La fase planificación es abordada a partir del tratamiento a las variables planificación, integración, valores, objetivos, estrategias y planes, destacándose por la integralidad de sus enfoques las posiciones asumidas por Villafañe (1993), Van Riel (1997) y Trelles (2001, 2014). Estos dos últimos autores coinciden en vincular con esta fase las variables organización, modelos, Dircom, normas y coordinación.
La organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos a través de planes, estrategias y habilidades generales en función de los objetivos, para darle cumplimiento a estos; contiene la determinación de las tareas que le permitirán llegar a estos fines, su división y agrupamiento en áreas específicas de trabajo, de acuerdo a determinados criterios previamente fijados; la selección de los responsables de esas tareas o actividades y definiendo su autoridad y responsabilidad.
Implementación implica la ejecución de las acciones pensadas con la planeación, y debido a ello se puede creer que se trata de un proceso lineal. Sin embargo, Elías y Mascaray (2003) recuerdan que pueden surgir imponderables que determinen la reconducción de las acciones sobre la marcha (p. 102), mientras que
De acuerdo con estas autoras es necesario estructurar los mensajes apropiadamente, hacer una codificación adecuada, usar acertadamente los medios y canales, establecer contacto directo con los públicos y atender el lenguaje verbal y no verbal (
La evaluación constituye una actividad investigativa, pero en lugar de permitir la orientación para la actuación, está encaminada a comprobar si se cumple lo planeado y si se alcanzan los objetivos (Saladrigas y Olivera, 2008, p. 379). En el caso de contar con un carácter participativo, su contacto con los públicos no debe ceñirse a conocer la opinión de estos, sino a reflexionar críticamente alrededor de lo avanzado y de lo que falta y a encaminar de conjunto nuevas acciones que potencien la práctica transformadora. (Rodríguez, 2017, p. 20)
Por otro lado, un elemento que reiteradamente se reconoce como fundamental para la Gestión de Comunicación es una estructura que se responsabilice con los procesos comunicativos, la capacitación a esa estructura de comunicación es otro aspecto al que se hace alusión en la literatura, la política de comunicación que establezca principios y orientaciones generales susceptibles de aplicarse en planes concretos de comunicación. Estrategia, el Plan de Comunicación, Manual de Comunicación y de Identidad.
La complejidad de la gestión de la comunicación organizacional contempla recursos intangibles que están directamente asociados a los significados, estos recursos según menciona Costa (2009) son “la identidad, la cultura, la producción de valor, la comunicación y la imagen” (p. 73). Tener en cuenta estos elementos coloca el análisis de la gestión en un nivel de integralidad que permite proyectar la comunicación con mayores aciertos.
A tono con el análisis realizado, se sintetizan a modo de conclusiones que el proceso de gestión de la comunicación organizacional responde a las necesidades y demandas del nivel educativo de las escuelas secundarias básicas, su implementación garantiza mejoras en la relación entre los públicos internos que conforman la comunidad educativa, y entre estos y sus públicos externos.
Los referentes históricos, teóricos-metodológicos del proceso de gestión de la comunicación organizacional nos permitió comprender las teorías de este campo de estudio y llegar a elaborar una propuesta de definición operacional de gestión de la comunicación organizacional en las escuelas secundarias básicas, así como métodos e instrumentos para diagnosticar este proceso e implementar acciones de impacto.
The paper provides a systematization of theoretical and methodological references for the process of organizational communication management in junior high schools. The main concepts and categories (process, management, communication, organization, organizational communication, organizational management and organizational communication management) are addressed. It is relevant and topical because it contributes to make up for the limited preparation of process managers at this educational level, and it also responds to the policies outlined by the Communist Party of Cuba, the Guidelines of the Economic and Social Policy and the Third Continuous Improvement of the General Education System in Cuba.
In the closing speech of the 8th Congress of the PCC, it is stated, “to incorporate as pillars of our work, the computerization of all processes within the organization...as well as the creative development of social communication”. (PCC, 2021, p. 39).
Likewise, priority two of the Economic Commission for Latin America and the Caribbean (ECLAC) to support the implementation and follow-up of the 2030 Agenda for Sustainable Development in Latin America and the Caribbean, specifies: “the importance of advancing and investing in access to information and citizen participation” (p. 46).
In line with this primacy, the Conceptualization of the Cuban Economic and Social Model of Socialist Development highlights among the factors associated with the prosperity and well-being of Cuban citizens the effectiveness and quality of the education system and establishes its improvement as a systematic process based on the principles of our socialism (PCC, 2021a, p. 46).
In correspondence to this call, among the objectives of the project “Continuous Improvement of the General Education System”, inserted in the program “Access and Quality of Social Services”, of macroprogram 6 (“Human Development, Equity and Social Justice”) of the National Plan for Economic and Social Development (PNDES) until 2030, it is proposed to guarantee the development of computerization and institutional communication and give opportunity, space and possibility to the exercise of a management activity closer to collaboration, to the real participation of all in the educational institution...” (PNDES, 2021).
Under these precepts, the National Education System (SNE) is currently facing its III Upgrading (from 1975), which began experimentally since 2014 and should be consolidated by 2030. This comprises significant changes associated with the management of educational institutions such as the conception and work with the educational project (institutional and group); the work with the institutional curriculum; networking and the improvement of methodological work to ensure the concretion of the set of changes to be implemented, just to mention a few (Valiente
In this new stage of its continuous development, the improvement of the SNE poses a set of challenges to the management of educational institutions, among which the following are of relevant importance: “to guide, regulate and permanently improve the mechanisms of communication and social relations used both inside and outside the institution...”(p. 88 ); and, “to stimulate communication, to create a climate of democracy and participation, where all the factors involved in the socializing process of the institution, experience joy and satisfaction for the activities they carry out and feel proud of the results obtained” (p. 89).
Based on these premises, the importance of organizational communication in junior high schools, educational organizations whose purpose is the basic and comprehensive training of adolescents, based on a general and comprehensive culture, which allows them to be fully identified with their nationality and patriotism, to ensure the defense of social achievements and the continuity of the work of the revolution, is assessed.
The study of the preceding literature, as part of the systematization carried out, and with the accumulated experience of the author in working with the basic secondary school, and the result of the review of normative documents, interviews with teachers, non-teaching workers, retirees, experts, leaders, and other social actors, we realize that there is a set of limitations that from the theoretical and methodological perspective has had the approach to the object.
We highlight as significant that there are deficiencies in the system of knowledge related to the management of organizational communication in junior high schools, so there is a limited theoretical-methodological preparation of managers for the management of organizational communication in junior high schools.
From an in-depth study of the organizational communication management in the scenario of institutions, the contributions of international authors are recognized, for example in Latin America Sousa (1993), Torcuato (1986) from a systemic approach, Collado (1997) with systemic approaches to communication, Serrano (2001) in the diagnosis of corporate communication, the researchers
In Cuba, the research of Trelles (2001, 2002, 2014), Durand (2008), Martínez (2009), (2002 2003, 2004, 2005, 20014), Saladrigas (2005, 2006, 2010, 2014, 2016), Rivero (2010), Jaquinet (2016),
The contribution to the theory of these authors has gone from the criticism of a mechanical unidirectional approach to communication to more complete models that take into account the contexts, the relationships between culture and communication, the interrelation between the internal and external spheres, the importance of identity and image, and the defense of the appropriate use of different communication and information techniques and of productive messages that help to make decisions, create culture and change behavior among the organization's internal and external audiences.
Considering that organizational communication management is a process, the researcher considers it necessary to approach the term, for this reason some definitions and relevant contributions of some authors were selected.
According to the Philosophical Dictionary,
Management is defined in the Quillet Encyclopedic Dictionary (1974) as “the action and effect of managing. Action and effect of managing. To manage consists in taking steps leading to the achievement of a business or of any desire” (p. 306).
The action and effect of developing or making an organization or institution evolve and it is materialized in each of the actions that the employees achieve in the exercise of their job and that is in dialogic, problémic and dialectic correspondence with the basic variables of the administration, the functions and the human quality of who manages or diligences. (p. 48).
For this research we assume the definition of management, given by the Doctorate Program in Organizational Management of the University of Holguín (2019) as: a social activity that has a concrete historical conditioning; as a system of interpersonal relationships (of cooperation and subordination); as a strategic process that has a conscious character... considers as its subsystems planning, organization, direction and control..., two main dimensions (the direction of processes and the direction of people). Similarly, the authors of this article assume the postulates of the researcher
Planning: is to decide in advance what to do, how to do it, when and where to do it. This requires an analysis of the existing conditions in the institution or at the corresponding management level in order to objectively project the goals to be achieved. Organize: includes the definition of plans, strategies and general guidelines based on the objectives, it is organized to achieve them; it contains the determination of the tasks that will allow to reach these goals, their division and grouping in specific areas of work, according to certain criteria previously established; the selection of those responsible for these tasks or activities and defining their authority and responsibility. Implementing: is the projection of interactions between the subjects involved in the process to achieve that they fulfill the assigned tasks, including communication with the collective, interests, needs, motivations, to achieve the responsible participation of those involved. Control: is the comparison of the results obtained in the educational process with the expected results, in order to eliminate deviations between both parameters. It presupposes the existence of regulations, plans and standards as an essential measure to assess whether the result is acceptable or not and to be able to take corrective measures.
In this regard (
Educational management is enriched with the theoretical and practical development of this field of knowledge, which in its beginnings was closer to the idea of “government” than to that of administration and more specifically to that of “collective participation” by the members of the educational organization in the processes of design, decision making and evaluation of its operation (
After analyzing these considerations, we assume the definition given by
The definition of communication has been very varied in nuances and perspectives as diverse as its complexity, since it is a phenomenon, but it is also a process and a result, a practice or set of practices, an essential part of culture... a tool for interlocution, a space for conflict, a set of images, sounds and meanings, languages and the logic of articulation of discourses... (Orozco, 1997, p. 70). (Orozco, 1997, p. 28).
The communication process according to Morales (2021), is the set of actions that are put into practice to transmit, effectively and efficiently, a message between one or more individuals, it arises from the need to communicate and exchange information, opinion or feeling successfully. Therefore, its objective is to communicate something that others can understand.
The organization exists to fulfill objectives that an individual cannot achieve in isolation. Cantón (2004) states that “organization is a complex system of personal and material resources that are oriented to achieve certain goals, objectives or interests, and for this purpose they set in motion structures and relationships within the broad social system” (p. 25).
Among the different ways of conceiving the organization, Pérez (1998) defines it as “those coordinations of human, material and technological resources that produce and exchange onerously and among themselves, and with other agents, goods, services, ideas, illusions and anything else imaginable and susceptible of being bought” (p. 12). Elías and Mascaray (2003) state that organizations are “open systems, which function and develop their activity in permanent interaction with their environment, from which they receive stimuli and conditioning factors and which they influence” (p. 33).
Trying to identify aspects in our opinion essential, in the concept organization, and trying to refer it to the environment of the present research, we assume the contributions of
A grouping of people united by a common interest, whose purposes must be precisely defined and collectively shared, and which has a legitimate structure among the members of the grouping...and in the interaction among its members, and between the organization and its external environment. (pp. 35-36).
Organizational management is a process that has practical realization in the dissimilar fields of socioeconomic and political life, from state and governmental instances to organizations as diverse in their social objects as production or service companies or military, educational, hospital, sports, social, cultural, ecclesiastical or charitable institutions, just to mention a few.
In the case of the present research we will work with institutions at the Basic Secondary education level, these educational organizations develop school management, which according to De la O Casillas, is understood as the capacity to generate new institutional policies, involving the entire school community with democratic forms of participation that support the performance of teachers and principals through the development of educational projects appropriate to the characteristics and needs of each school. (p. 1).
De la O Casillas also states that the following dimensions are determined for the analysis and foundation of management practice in school management:
Pedagogical-didactic dimension (the activities proper to the educational institution...characterized by the links that the actors build with knowledge and didactic models); community dimension (activities that promote the participation of the different actors in decision making and in the activities of each center), it is also included.... links between school and community); administrative dimension (analyzes government actions that include strategies for managing human and financial resources and the time required; and organizational dimension (teachers and administrators, as well as students and parents, develop their educational activity within the framework of an organization,... under certain norms and requirements).
Having analyzed these definitions of management, communication and the organization, as well as its various manifestations during its evolution as part of the study of the object of this research, it is necessary to analyze organizational communication, which according to Marín (2001) states that “Organizational communication is a source of ideas through which the members come together to give core information about their organization and the transformations that occur in it” (p. 380).
The research assumes the definition given by Saladrigas (2005)
Process of production and exchange of messages, with systemic character, mediated and mediated nature, planned or spontaneous, that generates flows of meaning, which occur both within organizations and between them and the environment, in order to facilitate the achievement of their objectives and strengthen their identity and culture. (p. 143).
Communication audiences or actors
In the opinion of Muriel and Rota in
Internal audiences are those that are part of the formal structure of the organization and external audiences are groups of people who, although they are related to the organization, are not part of its structure and do not maintain a very close relationship with it and are classified into general and specific audiences. p. 84 and 87.
The general publics are the national and international community, with which the organization comes into contact directly or indirectly through the specific publics, which are found in the organization's immediate external environment (mass media, suppliers, authorities). p. 86.
The areas of organizational communication are internal communication and external communication, in this order it is important to define the conceptions that several authors have offered on internal communication, among them Sanz de la Tajada, who defines internal communication:
Tajada (1994)
It is carried out with the members of the constituent elements of the company: superiors, collaterals and subordinates, in their endless circumstances, especially to find and exchange ideas, contrast opinions, make decisions and giving rise to a communication structure in three dimensions: ascending, horizontal and descending and to a whole set of techniques developed in the field of human relations. (p. 72).
Channels are the method of dissemination used to send the message. These can be broadly divided into: mediatized and direct. Mediated channels are those that require some type of technology for the production of messages and the contact between the source and the receiver(s) is not direct, but through some external physical vehicle. Direct channels depend on the individual's capacity and ability to communicate with others face to face. For example, talking, listening, nonverbal cues, etc. (Cited by Álvarez, 2018, p. 34).
The communication network is the path followed by the flow of messages and each of the elements (departments, people, etc.). Formal networks are those explicitly pointed out in the organization chart of the institution, which can be conceived as a diagrammatic description of the formal structure of the institution; ...is the one that follows the lines of the organization chart, it gives a clear view of the information channels planned for the organization. (Marín as cited in Trelles, 2001. p. 44)
The informal network is the message flows without respecting hierarchical or functional lines and obeying more to personal affinities than to formal work structures. Messages through informal networks emerge spontaneously, are less structured and less predictable (Muriel and Rota as cited in Trelles, 2001, pp. 147-148).
Communication flows if it proceeds from the organization's management to the intermediate levels and to the base, downward flow, upward communication, refers to the flow of communication that is directed from employees to superiors; if communication is established between similar levels of authority, horizontal communication occurs...communication in all directions, and from all levels, cross flow, favors the participation of all members of the organization, and decision making based on consensus. (
External communication is analyzed by different authors
In the same sense, for Saladrigas (2007), external or inter-institutional communication takes place between organizations (private or public) and others that are linked to them by productive, commercial or social issues, such as suppliers, distributors, the media, among others, an approach that converges with Public Relations.
Regarding messages Goldhaber, (1977) points out that: “Messages deal with significant information about people, objects and events generated during human interactions” and adds that “the messages produced in the organization, addressed to both internal and external audiences, can be classified as: task, maintenance and human” (p. 18).
Task: They are closely related to those products, services or activities that have a special interest for the organization... they have the mission of informing employees on how to perform their work. They include activities such as training, orientation, goal setting, problem solving, and idea suggestions.
Maintenance: They help the organization to stay alive and perpetuate itself. Maintenance messages include orders, dictates, procedures and controls necessary to facilitate the movement of the organization towards its intended objectives.
Human: They are addressed to the individuals of the organization, considering mainly their attitudes, satisfaction and fulfillment.
It is appropriate in this research to assume
Strategic cut issues, this type of message addresses essential aspects for the organization; they must be the result of shared construction processes, given their high symbolic load, and they move on issues related to the raison d'être of the entity, its mission, its vision, its values, its strategic objectives, that is to say, its essence, its identity; who it is and what is its reason for existing.
Messages on political-ideological contents and values, is a type of message of great transcendence in our entities... (p. 104); and ...it must be built attending to the deeply human, social essences ...and must respond to the needs of each collective, which are inserted in a common universe of meanings and values shared today by Cubans. (p. 104)
The process of organizational communication management has been described by a large number of authors both internationally and nationally. Saladrigas (2009) states that communication management consists of: “foreseeing, planning, organizing, managing, administering, evaluating and controlling communication actions to ensure greater communicative effectiveness in the entity” (p. 113).
Communication management requires knowledge of the organization's structure, formulating diagnostics, choosing strategies, setting goals, knowing the organization's mission and managing corporate/organizational relationships by visualizing the organization's ongoing interests.... (
A set of continuous and coordinated phases or stages (diagnosis, analysis or research; planning and programming; execution or implementation; and control and evaluation) that is deployed to direct and control everything related to the communication processes generated in any type of organization, regardless of its sector, size, structure, ownership, mission or any other classification: companies, corporations, associations, NGOs, public administrations, political parties. (p. 44).
For his part
Process of planning, organization, implementation and control, aimed at facilitating and streamlining the exchange that takes place through the flow of messages (ascending, descending and horizontal) among its stakeholders (internal and external) and between the organization and its environment that transverses the substantive functions of the organization and in turn is influenced by them, from the institutional, administrative, pedagogical and community (p. 31).
The phases of organizational communication management (diagnosis, planning, organization, implementation, evaluation and control).
Diagnosis: the aim is to investigate a set of elements that allow us to know the situation from which communication starts and the information it raises should constitute a starting point for strategic decision making. There are multiple aspects to be taken into account; however, the selection of categories and the design of the diagnostic research will depend on the particularities of the communication process to be managed (purposes, audiences, type of organization, etc. (Rodriguez, 2017, p. 20).
The planning phase is approached from the treatment of the variables planning, integration, values, objectives, strategies and plans, standing out for the comprehensiveness of their approaches the positions assumed by Villafañe (1993), Van Riel (1997) and Trelles (2001, 2014). These last two authors coincide in linking the variables organization, models, Dircom, norms and coordination with this phase.
The organization is a system designed to achieve certain goals and objectives through plans, strategies and general skills in function of the objectives, in order to comply with them; it contains the determination of the tasks that will allow it to reach these goals, their division and grouping in specific work areas, according to certain criteria previously established; the selection of those responsible for these tasks or activities and defining their authority and responsibility.
Implementation implies the execution of the actions thought out with the planning, and because of this it may be believed that it is a linear process. However, Elías and Mascaray (2003) remind us that imponderables may arise that determine the redirection of actions on the fly (p. 102), while
According to these authors, it is necessary to structure messages appropriately, make an adequate codification, use the media and channels correctly, establish direct contact with audiences and pay attention to verbal and nonverbal language (
Evaluation is an investigative activity, but instead of allowing orientation for action, it is aimed at verifying whether what was planned is fulfilled and whether the objectives are achieved (Saladrigas and Olivera, 2008, p. 379). In the case of having a participatory character, its contact with the public should not be limited to knowing their opinion, but to critically reflect on what is advanced and what is lacking and to set out together new actions that enhance the transformative practice (Rodríguez, 2017, p. 20). (Rodríguez, 2017, p. 20).
On the other hand, an element that is repeatedly recognized as fundamental for Communication Management is a structure that is responsible for the communication processes, the training to that communication structure is another aspect alluded to in the literature, the communication policy that establishes general principles and guidelines that can be applied in specific communication plans. Strategy, Communication Plan, Communication and Identity Manual.
The complexity of organizational communication management contemplates intangible resources that are directly associated with meanings, these resources as mentioned by Costa (2009) are “identity, culture, value production, communication and image” (p. 73). Taking these elements into account places the analysis of management at a level of comprehensiveness that allows projecting communication with greater success.
In line with the analysis carried out, it is synthesized by way of conclusions that the organizational communication management process responds to the needs and demands of the educational level of junior high schools, its implementation guarantees improvements in the relationship between the internal audiences that make up the educational community, and between these and their external audiences.
The historical, theoretical and methodological references of the organizational communication management process allowed us to understand the theories of this field of study and to elaborate a proposal for an operational definition of organizational communication management in junior high schools, as well as methods and instruments to diagnose this process and implement impact actions.