Los autores declaran que no existen conflictos de intereses.
Las actuales directrices del capital humano reconocen a la gestión de la preparación de los directivos en las organizaciones como un proceso estratégico, factible de perfeccionar. El objetivo del trabajo consiste en proponer una metodología sustentada en la dirección estratégica y el aprendizaje organizacional para la gestión de la preparación de los jefes de departamentos docentes, hacia la implementación de la estrategia institucional. Se fundamenta en la dialéctica materialista como método general de la ciencia, para analizar y transformar este proceso; establecer generalizaciones y precisar las particularidades que lo tipifican además de definir las características que debe tener la metodología.
La sistematización de trabajos de investigación, sobre la orientación y contenido de la preparación de los Jefes de Departamentos Docentes (JDD) en los últimos años, permitió localizar, dentro del amplio abanico de alternativas orientadas hacia el perfeccionamiento de la gestión de este proceso, un grupo de trabajos de investigadores, entre los cuales se mencionan los de
El análisis de la orientación y el contenido de las transformaciones de la educación superior en Cuba, ponen de manifiesto la necesidad de que la gestión de la preparación de los JDD, debe ser concebida como un proceso interactivo que permita, desde las particularidades de cada institución, identificar y socializar con objetividad, los principales problemas que enfrentan y sobre esa base, promover la búsqueda de soluciones colectivas con enfoque proactivo, que propicien el intercambio de experiencias para aprovechar al máximo las potencialidades individuales y grupales de buenas prácticas y con ello, favorecer la motivación e implicación de estos actores en el desarrollo del proceso de preparación.
En este momento, es importante recurrir a
En las estructuras de las universidades, el departamento es el nivel básico de dirección al frente del cual se encuentra su jefe como autoridad máxima. Por tanto, el jefe del departamento debe ser un educador con experiencia científica y pedagógica, con prestigio, autoridad, cualidades y actitudes para el desempeño eficiente de las funciones inherentes a ese cargo. (
En este sentido, las indagaciones teóricas y empíricas revelan que la preparación de los JDD, se ha desarrollado en correspondencia con el Decreto-Ley 13/2020 y el Decreto Presidencial 208/2021(
Lo anterior pone de manifiesto la necesidad de orientar las acciones transformadoras hacia el perfeccionamiento de los métodos que deben ser utilizados en la preparación de los JDD, para de esta manera, lograr un enfoque innovador, en correspondencia con la orientación de las transformaciones de la educación superior en Cuba, entre otras cosas, porque los métodos y procedimientos utilizados no propician, en la magnitud requerida, la interacción ni la participación activa y democrática de los JDD en la gestión de este proceso, porque no se ha logrado que el proyecto estratégico institucional constituya contenido esencial de la preparación para este nivel de dirección y justifican declarar como objetivo de este artículo, proponer una metodología para la gestión de la preparación de los JDD que defina cómo proceder para preparar a estos ejecutivos mediante el establecimiento de vías y procedimientos sustentados en la dirección estratégica y el aprendizaje organizacional.
Es necesario precisar que la gestión está presente en toda actividad social porque constituye una expresión del desarrollo humano, pues en la medida que el hombre alcanza niveles de desarrollo superior como ser social, en esa misma medida, requiere de una dirección capaz de enrumbar ese desarrollo hacia nuevos estadios y al mismo tiempo, refuerza la convicción acerca de la necesidad de la transformación de las formas organizativas y los métodos.
Se reconoce que las indagaciones teóricas realizadas, demuestran que la preparación de los directivos en las instituciones universitarias (IU), en sentido general, es un objeto de estudio ampliamente investigado, pero en contraposición, son insuficientes las investigaciones y experiencias sobre cómo gestionar la preparación de los JDD en estas instituciones y las existentes, por lo general, enfocan el perfeccionamiento de este proceso, como regularidad, desde el posgrado o mediante diversas actividades de superación.
El estudio realizado fundamenta la necesidad de centrar la atención en el método, como alternativa del perfeccionamiento de la preparación de los JDD. La adopción de esta posición deriva el análisis hacia la búsqueda de una alternativa en la que la propuesta de una metodología sustentada en la dirección estratégica y el aprendizaje organizacional para la gestión de la preparación de los JDD que contribuya a la implementación de la estrategia institucional en el departamento que dirige ante la necesidad de asegurar que su labor, en este nivel de dirección garantice la planificación, ejecución y evaluación de acciones y procedimientos adecuadamente articulados con la estrategia institucional, principal modelo de transformación de la universidad.
Los estudios de fundamentación teórica desarrollados conducen a establecer que esta metodología debe tener como referentes teórico-metodológicos a la dirección estratégica y al aprendizaje organizacional, los cuales, desde su integración sistémica aseguran la proyección, planificación y evaluación de las acciones de preparación, poniendo énfasis especial en la interacción entre estos actores, como alternativa para asegurar su preparación para implementar el proyecto estratégico institucional en el departamento docente.
Desde esta perspectiva, en la investigación se define la gestión de la preparación de los JDD como el proceso estratégico, sistémico, reflexivo, interactivo y participativo de planificación, ejecución y evaluación de las acciones y procedimientos dirigidos a asegurar la implementación del proyecto estratégico institucional en este nivel de dirección.
Sobre la base de las posiciones teóricas adoptadas, la metodología para la gestión de la preparación de los JDD para la implementación del proyecto estratégico institucional es una propuesta sobre cómo proceder para preparar a estos cuadros para la implementación del proyecto estratégico institucional mediante el establecimiento de vías y procedimientos sustentados en la dirección estratégica y el aprendizaje organizacional, integrada por los siguientes componentes: objetivos, requerimientos, recomendaciones que muestran los métodos y procedimientos en el tratamiento del contenido, formas de implementación y formas de evaluación.
A continuación, se explica la estructura de cada uno de estos componentes.
Objetivos de la metodología para el perfeccionamiento de la gestión de la preparación de los jefes de departamentos docentes en la Universidad de Ciencias Pedagógicas Enrique José Varona
Contribuir al perfeccionamiento de la gestión de la preparación de los JDD para la implementación de la estrategia de la institución en su contexto de actuación profesional mediante la aplicación de métodos, técnicas y procedimientos de la dirección estratégica y aprendizaje organizacional. Fortalecer el potencial creador de los JDD, así como el compromiso, implicación, motivación y la capacidad de reflexión sobre sus prácticas en relación con la estrategia de la institución.
Requerimientos para el perfeccionamiento de la gestión de la preparación de los jefes de departamentos docentes en la Universidad de Ciencias Pedagógicas Enrique José Varona
Los requerimientos que se presentan a continuación, constituyen una contextualización de los aportes realizados por las investigaciones desarrolladas por
El diseño y puesta en práctica de la metodología debe orientarse hacia el cumplimiento de los objetivos, indicadores y metas sobre la base del sostenimiento de los valores compartidos reflejados en la estrategia institucional, para lograr de manera progresiva el establecimiento del equilibrio o alineamiento necesario entre los objetivos y metas de la estrategia de la universidad y las del departamento en cada etapa de trabajo.
Las acciones y procedimientos deben combinar adecuadamente la atención individual y la colectiva en correspondencia con los niveles de desarrollo alcanzados por los JDD para ser consecuentes con la consideración de la unidad en la diversidad y viceversa.
Los procedimientos utilizados deben caracterizarse por favorecer:
El intercambio de experiencias. La búsqueda colectiva y creativa de soluciones a los problemas de la práctica directiva. La discusión de soluciones y la comprobación y seguimiento sistemático a su puesta en práctica.
Las razones que justifican la adopción de este proceder se sustenta en los siguientes argumentos.
La incorporación de nuevos métodos y procedimientos de trabajo es más viable, si la experiencia proviene de quienes realizan la misma labor porque el aprendizaje de nuevas prácticas es el resultado de las influencias que brotan de los procesos interactivos. La práctica, es la fuente principal donde surgen los procedimientos de trabajo de los JDD, de modo que la reflexión permanente sobre lo que se hace y cómo se hace posibilita diseñar propuestas que respondan a sus aspiraciones y expectativas. Las acciones para el perfeccionamiento de la gestión de la preparación de los JDD deben caracterizarse por el debate y la demostración por ellos al tomar en cuenta que todos los participantes tienen experiencias que aportar. Las acciones y procedimientos puestos en práctica deben estimular la búsqueda de soluciones particulares para cada uno de los problemas en el lugar que se presentan como expresión de la atención que brinda al desarrollo de necesidades, intereses, capacidades, conocimientos y comportamientos de los sujetos. Las formas organizativas deben constituir espacios donde los JDD puedan fundamentar su proceder, exponer sus vivencias y enriquecerlas sobre la base de la confrontación y el intercambio, en un ambiente de trabajo, agradable y favorable para ello. Las formas organizativas que se utilicen deben reconocer la diversidad en el desarrollo de los JDD, porque en ella está la clave para la determinación de otras formas de preparación.
Cada Jefe de departamento docente es una individualidad por lo que no debe ser tratado solo desde posiciones grupales, es necesario conocerlo en el plano individual. Por tanto, la caracterización y el diagnóstico posibilitan la atención a la diversidad en el perfeccionamiento.
Por tal motivo, las formas organizativas deben caracterizarse por el trabajo cooperativo mediante la combinación de la atención o ayuda individual con el desarrollo profesional alcanzado. De esta forma, la interacción con quienes realizan su misma labor y la comunicación que se establece entre estos es la herramienta principal para la atención a las dificultades individuales y para el desarrollo profesional.
Este planteamiento se sustenta en la idea de que el desarrollo profesional transcurre como resultado de la interiorización progresiva de modos de actuación profesional que se adquieren mediante la interacción; por otra parte, el desarrollo transcurre por etapas por las que las personas transitan de diferentes formas y con diferentes ritmos. Recomendaciones para el perfeccionamiento de la gestión de la preparación de los jefes de departamentos docentes en la UCPEJV.
Desde las posiciones teóricas asumidas, las recomendaciones, representan el conjunto de sugerencias, indicaciones u observaciones sobre cómo proceder para alcanzar los objetivos propuestos. En este sentido, este componente contiene cuatro etapas que se explican a continuación.
Etapa 1: Preparación y sensibilización, para asegurar la creación de las condiciones organizativas necesarias. Las acciones y procedimientos que caracterizan esta etapa deben asegurar la creación de un acercamiento afectivo, para atender dudas, incertidumbres y para propiciar un ambiente que favorezca un clima de trabajo colectivo agradable, por lo que se sugiere implementar técnicas de trabajo grupal que contribuyan a estimular la unidad del grupo, la disposición a explorar nuevas alternativas de trabajo sobre la base del mejoramiento de los estilos para escuchar, comunicarse, reflexionar, debatir, criticar, respetarse y trabajar en equipo. Esta etapa también debe servir para identificar las necesidades individuales y colectivas.
Las acciones fundamentales de esta etapa deben orientarse a:
Ofrecer la esencia del trabajo que se va a realizar, al destacar la importancia de la estrategia institucional como modelo de transformación de la organización, y la demostración del carácter estratégico de la preparación de los JDD para su implementación en la universidad de ahí, la necesidad de gestionar este proceso desde la dirección estratégica y el aprendizaje organizacional. Generar un intercambio entre los jefes de procesos, los decanos y la Rectora, donde se fundamente la necesidad y actualidad de la gestión de la preparación de los JDD, para la implementación de la estrategia institucional y su rol como facilitadores en este proceso. Destacar las potencialidades de la integración de las áreas de la UCPEJV bajo la coordinación de la Dirección de Cuadros, área responsable del cumplimiento del objetivo estratégico relacionado con la preparación y superación de los cuadros y sus reservas, por tanto, de planificación, organización, dirección y control de dicho proceso. Incentivar la participación activa de cada uno de los actores en este proceso, para potenciar el nivel de compromiso, motivación y disposición, en aras de la efectividad de las actividades a desarrollar, de modo que se conviertan en entes activos, creativos e innovadores
Etapa 2: Comprensión de la estrategia de la institución, se trata de una etapa fundamental, teniendo en cuenta que este es uno de los objetivos fundamentales de la metodología. No es posible asegurar una adecuada preparación de los JDD si no se asegura la comprensión de estos elementos esenciales. Las acciones principales de esta etapa deben orientarse a:
Esclarecer el significado de la misión, visión, valores compartidos, procesos, objetivos, indicadores y metas contenidos en la estrategia Analizar dentro de la estructura organizacional las funciones y atribuciones de JDD Diagnosticar las necesidades de la organización y la preparación requerida de los JDD Promover análisis que permitan determinar los problemas internos y externos que debe enfrentar el departamento Reunir al consejo de dirección para establecer las expectativas que se tienen del proceso; la determinación de situaciones o necesidades que se han identificado desde la alta dirección
Etapa 3: Análisis estratégico. El análisis estratégico debe incluir el examen de los desafíos que debe enfrentar la institución y su reflejo en el trabajo del departamento docente; a partir de la interrelación entre el plan de preparación y superación de los JDD y los objetivos planteados en la estrategia institucional como proyecto de transformación de la organización de las acciones. Las acciones deben orientarse a:
Determinar las potencialidades y limitaciones Seleccionar las experiencias de buenas prácticas y favorecer su generalización progresiva a partir de los departamentos con carreras evaluadas de excelencia Determinar los resultados que se desean lograr, en un periodo de tiempo Precisar los posibles agentes de cambios para alcanzar las metas, en el propio departamento o en otros Recopilar información para análisis retrospectivos de resultados Evaluar críticamente los resultados alcanzados, los avances y los posibles retrocesos Identificar las necesidades individuales y colectivas de preparación para lograr las transformaciones deseadas Definir prioridades de preparación de acuerdo con los resultados individuales y colectivos alcanzados. Determinar los recursos necesarios. Definir las formas organizativas y contenido de las acciones de preparación a desarrolla Definir las relaciones de coordinación, internas y externas que son necesarias establecer.
Etapa 4: Planificación de las acciones
Es la etapa que tiene como propósito el análisis colectivo de los procesos, objetivos estratégicos, las metas y los indicadores de la estrategia esenciales para sobre esa base, planificar las acciones que deben desarrollarse. Entre las acciones a desarrollar se proponen las siguientes:
Analizar las transformaciones que se deben producir en el departamento para alcanzar los objetivos y las metas reflejados. Identificar los principales problemas que afectan el logro de los objetivos. Analizar las causas y los efectos de los problemas Elaborar posibles soluciones, aplicarlas y evaluar su implementación Propiciar la discusión colectiva de las experiencias y el análisis para detectar errores y las mejores prácticas. Elaborar el plan de acciones dirigido a lograr las transformaciones identificadas Propiciar el consenso en la toma de decisiones, desde la generación de propuestas para el diseño de acciones, el análisis de la información, la contextualización de procedimientos internos y externos y la evaluación.
Implementación de la metodología para el perfeccionamiento de la gestión de la preparación de los jefes de los departamentos docentes
Es el componente que define cómo se ejecutan las acciones, las formas organizativas y los procedimientos que deben ser utilizados.
Es importante retomar la idea que se defiende en esta investigación acerca del enfoque de la preparación mediante la integración de diversas formas organizativas que combinan la actividad individual y grupal en diferentes espacios que forman parte de la dinámica del funcionamiento del sistema de gestión de la universidad, actividades centrales diseñadas para la preparación, Consejos de dirección en las facultades, reuniones de departamento, consejos económicos, reuniones de representantes y reuniones planificadas con la Rectora.
Entre los procedimientos que deben ser utilizados se recomiendan los siguientes:
Propiciar intercambios de experiencias para que los implicados expresen sus vivencias y las de los colectivos de los cuales provienen, acerca de los procedimientos que utilizan para la implementación de la estrategia institucional Comparar los resultados alcanzados respecto a etapas precedentes para determinar logros y dificultades, así como, las causas de estos Analizarlos resultados del comportamiento de los indicadores para definir de forma colectiva las buenas prácticas que condujeron a resultados superiores, divulgarlas en diferentes soportes y establecerlas como modos de actuación Evaluar la calidad del diseño, ejecución y control de los planes mensuales del departamento y de los individuales, desde la distribución de tareas para el cumplimiento de los objetivos y posterior evaluación colectiva e individual Analizar los errores en la toma de decisiones que han influido de forma directa en los resultados de la implementación de la estrategia. Describir soluciones a problemas identificados y a eventos no planificados para estimular la confrontación, la comparación y el contrastarse de opiniones sobre las posibles alternativas de solución a problemas comunes o particulares Comprobar la efectividad de la aplicación de soluciones aportadas por el grupo en situaciones particulares de determinados departamentos. Auto evaluación para determinar aciertos, desaciertos y reconsiderar acciones.
Formas de evaluación de la metodología
Es el componente que tiene la función retroalimentadora y permite valorar el estado de cumplimento de los objetivos. En él se integran la evaluación de la gestión de la preparación que se desarrolla y la evaluación de las acciones de preparación para la implementación de la estrategia institucional, realizadas con los JDD y; esto posibilita, a partir de las valoraciones emitidas, la adopción de decisiones encaminadas hacia la mejora del proceso de gestión de la preparación de los JDD y de la propia preparación.
La evaluación se concibe mediante la valoración permanente de los resultados que se van alcanzando en los espacios funcionales en los que estas figuras de dirección participan: reuniones de departamento, consejos de dirección de las facultades, balances de cumplimiento de los objetivos de trabajo parciales y finales, consejos económicos, asambleas de representantes y reuniones planificadas, con la rectora. Además, constituyen elementos para la evaluación de la metodología a corto, mediano y largo plazo, la divulgación, en diferentes soportes, de las buenas prácticas y la incorporación de estas a los modos de actuación de la comunidad universitaria.
Este componente, supone la valoración permanente de los resultados que se van alcanzando, mediante el desarrollo de valoraciones parciales para retroalimentar las acciones y los procedimientos durante la implementación de la metodología y no solo al final.
Esto quiere decir que la evaluación de la metodología tiene un impacto significativo en la reformulación de sus componentes: objetivos, requerimientos, recomendaciones, formas de implementación y formas de evaluación.
La función retroalimentadora de la evaluación es factible si se establecen los criterios que deben ser tomados en cuenta para orientar su implementación en la práctica. Los cuales, constituyen guías para el análisis y, por lo tanto, deben ser examinados desde una perspectiva integradora. Estos criterios son:
Correspondencia entre el análisis de los procesos universitarios, de los objetivos, metas e indicadores previstos utilizando las fuentes de información internas en las que estos se expresan y sus resultados parciales y totales. Correspondencia entre los resultados alcanzados en la evaluación del desempeño de los JDD y el complimiento de los indicadores y metas de la estrategia institucional La relación entre el aprovechamiento de las experiencias de JDD, la divulgación, en diferentes soportes, de las buenas prácticas y de la incorporación de estas a los modos de actuación de la comunidad universitaria La combinación de lo teórico y lo práctico en las actividades La efectividad de las relaciones del trabajo en el grupo y en los equipos que se crearon y si los mismos pueden permanecer a largo plazo Nivel de desarrollo alcanzado sobre la base del diagnóstico previo, a partir de la forma en la se potenció la preparación de los JDD para la implementación de la estrategia institucional y el cambio en su modo de actuación
Posibilidades reales de la implementación de la estrategia en la práctica y precisión de ajustes.
La Dirección estratégica universitaria y el Aprendizaje Organizacional son los referentes teórico-metodológicos esenciales que fundamentan la metodología para el perfeccionamiento de la gestión de la preparación de los jefes de los departamentos docentes en la Universidad de Ciencias Pedagógicas Enrique José Varona, el primero aporta, la visión proyectiva que debe tener este proceso lo que significa que la implementación de la estrategia de la institución, es contenido esencial de la preparación de estas figuras de dirección y el segundo los procesos interactivos, en el intercambio de experiencias, la búsqueda de soluciones a los problemas comunes que se presentan en la práctica directiva, la detección de errores y la construcción conjunta de modelos de actuación profesional, sustentados en la localización de prácticas exitosas; de manera que hay una clara tendencia en el enfoque de la gestión de la preparación de los jefes de los departamentos docentes a conceder prioridad a los procesos interactivos entre quienes realizan una misma labor.
La metodología que se propone cuenta con los procedimientos para la aplicación práctica de las acciones de preparación con un enfoque de sistema, apoyada en componentes etapas y acciones. Se distingue por la participación e interactividad de los JDD en los componentes de este proceso, sustentado en la Dirección estratégica y el aprendizaje organización.
The current guidelines of the human capital recognize to the administration of the preparation of the directive in the organizations like a strategic process, feasible of perfecting. The objective of the work consists on proposing a methodology sustained in the strategic address and the organizational learning for the administration of the preparation of the bosses of educational departments, toward the implementation of the institutional strategy. It is based in the dialectical one materialistic as general method of the science, to analyze and to transform this process; to establish generalizations and to specify the particularities that the type besides defining the characteristics that he/she should have the methodology.
The systematization of research works, on the orientation and content of the preparation of the Heads of Teaching Departments (JDD) in recent years, allowed locating, within the wide range of alternatives oriented towards the improvement of the management of this process, a group of works by researchers, among which those of
The analysis of the orientation and the content of the transformations of higher education in Cuba, show the need that the management of the preparation of the JDD, should be conceived as an interactive process that allows, from the particularities of each institution, to identify and socialize with objectivity, and, on that basis, promote the search for collective solutions with a proactive approach, which will favor the exchange of experiences to make the most of individual and group potentialities of good practices and, thus, favor the motivation and involvement of these actors in the development of the preparation process.
At this point, it is important to turn to
In university structures, the department is the basic level of management headed by its head as the highest authority. Therefore, the head of the department must be an educator with scientific and pedagogical experience, prestige, authority, qualities and attitudes for the efficient performance of the functions inherent to that position. (
In this sense, theoretical and empirical investigations reveal that the preparation of the JDD has been developed in correspondence with Decree-Law 13/2020 and Presidential Decree 208/2021 (
The above shows the need to direct the transforming actions towards the improvement of the methods that should be used in the preparation of the DBs, in order to achieve an innovative approach, in correspondence with the orientation of the transformations of higher education in Cuba, among other things, because the methods and procedures used do not promote, in the required magnitude, the interaction or the active and democratic participation of the DBs in the management of this process, because it has not been achieved that the institutional strategic project constitutes essential content of the preparation for this level of management and justify declaring as objective of this article, to propose a methodology for the management of the preparation of the DBs that defines how to proceed to prepare these executives through the establishment of ways and procedures based on the strategic direction and organizational learning.
It is necessary to specify that management is present in all social activity because it constitutes an expression of human development, since to the extent that man reaches higher levels of development as a social being, to that same extent, it requires a management capable of directing this development towards new stages and at the same time, it reinforces the conviction about the need for the transformation of organizational forms and methods.
It is recognized that the theoretical inquiries carried out show that the preparation of managers in university institutions (UI), in general, is an object of study widely investigated, but in contrast, there is insufficient research and experiences on how to manage the preparation of the DBs in these institutions and the existing ones, in general, focus on the improvement of this process, as a regularity, from the postgraduate level or through various activities of improvement.
The study conducted supports the need to focus on the method, as an alternative for the improvement of the preparation of the JDD. The adoption of this position derives the analysis towards the search for an alternative in which the proposal of a methodology based on the strategic direction and organizational learning for the management of the preparation of the JDD that contributes to the implementation of the institutional strategy in the department that directs the need to ensure that its work, at this level of management guarantees the planning, execution and evaluation of actions and procedures adequately articulated with the institutional strategy, main model of transformation of the university.
The theoretical foundation studies developed lead to establish that this methodology should have as theoretical-methodological referents the strategic direction and organizational learning, which, from their systemic integration ensure the projection, planning and evaluation of the preparation actions, with special emphasis on the interaction between these actors, as an alternative to ensure their preparation to implement the institutional strategic project in the teaching department.
From this perspective, the research defines the management of the preparation of the DBs as the strategic, systemic, reflexive, interactive and participatory process of planning, execution and evaluation of actions and procedures aimed at ensuring the implementation of the institutional strategic project at this level of management.
Based on the theoretical positions adopted, the methodology for the management of the preparation of the DBs for the implementation of the institutional strategic project is a proposal on how to proceed to prepare these cadres for the implementation of the institutional strategic project through the establishment of ways and procedures based on the strategic direction and organizational learning, composed of the following components: objectives, requirements, recommendations that show the methods and procedures in the treatment of the content, forms of implementation and forms of evaluation.
The structure of each of these components is explained below.
Objectives of the methodology for the improvement of the management of the preparation of the heads of teaching departments at the Enrique José Varona University of Pedagogical Sciences.
Contribute to the improvement of the JDD's management preparation for the implementation of the institution's strategy in their professional context through the application of methods, techniques and procedures of strategic management and organizational learning. Strengthen the JDD's creative potential, as well as the commitment, involvement, motivation and the capacity to reflect on their practices in relation to the institution's strategy.
Requirements for the improvement of the management of the preparation of the heads of teaching departments at the Enrique José Varona University of Pedagogical Sciences.
The requirements presented below constitute a contextualization of the contributions made by the research developed by
The design and implementation of the methodology must be oriented towards the fulfillment of the objectives, indicators and goals based on the sustainability of the shared values reflected in the institutional strategy, in order to progressively achieve the establishment of the necessary balance or alignment between the objectives and goals of the university strategy and those of the department at each stage of work.
The actions and procedures must adequately combine individual and collective attention in correspondence with the levels of development reached by the JDD in order to be consistent with the consideration of unity in diversity and vice versa.
The procedures used must be characterized by favoring:
The exchange of experiences. The collective and creative search for solutions to management practice problems. The discussion of solutions and the systematic verification and follow-up of their implementation. The reasons that justify the adoption of this procedure are based on the following arguments. The incorporation of new work methods and procedures is more viable if the experience comes from those who perform the same work because the learning of new practices is the result of the influences that arise from interactive processes. Practice is the main source from which the working procedures of the DBs emerge, so that permanent reflection on what is done and how it is done makes it possible to design proposals that respond to their aspirations and expectations. The actions for the improvement of the management of the preparation of the RDBs should be characterized by discussion and demonstration by them, taking into account that all participants have experiences to contribute. The actions and procedures put into practice must stimulate the search for particular solutions for each of the problems at the place where they occur as an expression of the attention given to the development of needs, interests, abilities, knowledge and behaviors of the subjects. The organizational forms must constitute spaces where the JDD can base their actions, expose their experiences and enrich them on the basis of confrontation and exchange, in a pleasant and favorable working environment. The organizational forms to be used must recognize the diversity in the development of the JDD, because in it lies the key to the determination of other forms of preparation.
Each head of teaching department is an individuality and should not be treated only from group positions; it is necessary to know him/her on an individual level. Therefore, the characterization and diagnosis make possible the attention to diversity in the improvement.
For this reason, the organizational forms must be characterized by cooperative work through the combination of individual attention or help with the professional development achieved. In this way, the interaction with those who perform the same work and the communication established between them is the main tool for the attention to individual difficulties and for professional development.
This approach is based on the idea that professional development occurs as a result of the progressive internalization of professional modes of action acquired through interaction; on the other hand, development occurs in stages through which people pass in different ways and at different paces.
Recommendations for the improvement of the management of the preparation of the heads of teaching departments at the UCPEJV.
From the theoretical positions assumed, the recommendations represent the set of suggestions, indications or observations on how to proceed to achieve the proposed objectives. In this sense, this component contains four stages that are explained below.
Stage 1: Preparation and sensitization, to ensure the creation of the necessary organizational conditions. The actions and procedures that characterize this stage should ensure the creation of an affective approach, to address doubts, uncertainties and to foster an environment that favors a pleasant collective work climate, so it is suggested to implement group work techniques that contribute to stimulate group unity, the willingness to explore new work alternatives based on the improvement of styles for listening, communicating, reflecting, debating, criticizing, respecting and working as a team. This stage should also serve to identify individual and collective needs.
The fundamental actions of this stage should be oriented to:
To offer the essence of the work to be done, highlighting the importance of the institutional strategy as a model of transformation of the organization, and the demonstration of the strategic nature of the preparation of the JDD for its implementation in the university, hence the need to manage this process from the strategic direction and organizational learning. To generate an exchange between the heads of processes, the deans and the Rector, where the need and actuality of the management of the preparation of the JDDs for the implementation of the institutional strategy and their role as facilitators in this process is based. To highlight the potentialities of the integration of the UCPEJV areas under the coordination of the Directorate of Cadres, area responsible for the fulfillment of the strategic objective related to the preparation and improvement of the cadres and their reserves, therefore, of planning, organization, direction and control of this process. Encourage the active participation of each of the actors in this process, to enhance the level of commitment, motivation and willingness, for the sake of the effectiveness of the activities to be developed, so that they become active, creative and innovative entities.
Stage 2: Understanding the institution's strategy, this is a fundamental stage, considering that this is one of the fundamental objectives of the methodology. It is not possible to ensure an adequate preparation of the DBs if the understanding of these essential elements is not ensured.
The main actions of this stage should be oriented to:
Clarify the meaning of the mission, vision, shared values, processes, objectives, indicators and goals contained in the strategy. Analyze within the organizational structure the roles and responsibilities of the BDD. Diagnose the needs of the organization and the required preparation of the DBs. Promote analyses to determine the internal and external problems that the department must face. Gather the board of directors to establish the expectations of the process; the determination of situations or needs that have been identified by senior management
Stage 3: Strategic analysis. The strategic analysis must include the examination of the challenges that the institution must face and its reflection in the work of the teaching department; from the interrelation between the plan of preparation and improvement of the JDD and the objectives set out in the institutional strategy as a project of transformation of the organization of the actions. Actions should be oriented to:
Determine the potentialities and limitations
Select best practice experiences and encourage their progressive generalization from departments with evaluated careers of excellence. Determine the results to be achieved over a period of time. Specify the possible agents of change to achieve the goals, in the department itself or in others. Collect information for retrospective analysis of results Critically evaluate results achieved, progress and possible setbacks Identify individual and collective readiness needs to achieve desired transformations Define preparedness priorities according to the individual and collective results achieved. Determine the necessary resources. Define the organizational forms and content of the preparedness actions to be developed. Define the internal and external coordination relationships that need to be established.
Stage 4: Action planning
The purpose of this stage is the collective analysis of the processes, strategic objectives, goals and indicators of the essential strategy in order to plan the actions to be developed. Among the actions to be developed, the following are proposed:
Analyze the transformations that must take place in the department to achieve the objectives and goals reflected. Identify the main problems that affect the achievement of the objectives. Analyze the causes and effects of the problems. Elaborate possible solutions, apply them and evaluate their implementation. Facilitate collective discussion of experiences and analysis to detect errors and best practices. Develop an action plan aimed at achieving the identified transformations. Promote consensus in decision making, from the generation of proposals for the design of actions, the analysis of information, the contextualization of internal and external procedures and evaluation.
Implementation of the methodology for the improvement of the preparation management of the heads of teaching departments.
It is the component that defines how actions, organizational forms and procedures to be used are executed.
It is important to take up again the idea defended in this research about the approach to preparation through the integration of various organizational forms that combine individual and group activity in different spaces that are part of the dynamics of the functioning of the university management system, central activities designed for preparation, Management Councils in the faculties, department meetings, economic councils, meetings of representatives and planned meetings with the Rector.
Among the procedures to be used, the following are recommended:
To promote exchanges of experiences so that those involved can express their experiences and those of the groups they come from, about the procedures they use to implement the institutional strategy.
Compare the results achieved with respect to previous stages to determine achievements and difficulties, as well as their causes Analyze the results of the performance of the indicators to collectively define the good practices that led to superior results, disseminate them in different media and establish them as modes of action. Evaluate the quality of the design, execution and control of the monthly departmental and individual plans, from the distribution of tasks for the fulfillment of the objectives and subsequent collective and individual evaluation. Analyze errors in decision making that have directly influenced the results of strategy implementation. Describe solutions to identified problems and unplanned events to stimulate confrontation, comparison and contrasting of opinions on possible alternative solutions to common or particular problems. Check the effectiveness of the application of solutions provided by the group in particular situations in certain departments. Self-evaluation to determine successes and failures and to reconsider actions.
Methodology evaluation forms
It is the component that has the feedback function and allows the assessment of the state of fulfillment of the objectives. It integrates the evaluation of the management of the preparation that is developed and the evaluation of the actions of preparation for the implementation of the institutional strategy, carried out with the RDBs; this makes possible, based on the evaluations issued, the adoption of decisions aimed at the improvement of the management process of the RDB preparation and of the preparation itself.
The evaluation is conceived through the permanent assessment of the results that are achieved in the functional spaces in which these management figures participate: department meetings, faculty management councils, balance sheets of compliance with the partial and final work objectives, economic councils, representative assemblies and planned meetings with the rector. In addition, they constitute elements for the evaluation of the methodology in the short, medium and long term, the dissemination, in different supports, of the good practices and the incorporation of these to the modes of action of the university community.
This component implies the permanent evaluation of the results that are being achieved, through the development of partial evaluations to provide feedback to the actions and procedures during the implementation of the methodology and not only at the end.
This means that the evaluation of the methodology has a significant impact on the reformulation of its components: objectives, requirements, recommendations, forms of implementation and forms of evaluation.
The feedback function of evaluation is feasible if the criteria that must be taken into account to guide its implementation in practice are established. These criteria constitute guidelines for analysis and, therefore, must be examined from an integrating perspective. These criteria are:
Correspondence between the analysis of university processes, objectives, goals and planned indicators using the internal information sources in which they are expressed and their partial and total results. Correspondence between the results achieved in the evaluation of the performance of the JDD and the fulfillment of the indicators and goals of the institutional strategy. The relationship between the use of the JDD experiences, the dissemination, in different media, of the good practices and their incorporation into the university community's modes of action. The combination of theory and practice in the activities. The effectiveness of the working relationships in the group and in the teams that were created and whether they can be maintained in the long term. Level of development achieved on the basis of the previous diagnosis, based on the way in which the preparation of the JDDs for the implementation of the institutional strategy and the change in their mode of action was enhanced.
Real possibilities of implementing the strategy in practice and precision of adjustments.
The University Strategic Management and Organizational Learning are the essential theoretical-methodological references that support the methodology for the improvement of the management of the preparation of the heads of the teaching departments at the Enrique José Varona University of Pedagogical Sciences, the first provides the projective vision that this process must have, which means that the implementation of the strategy of the institution, The first one contributes the projective vision that this process must have, which means that the implementation of the institution's strategy is essential content of the preparation of these management figures, and the second one the interactive processes, in the exchange of experiences, the search for solutions to common problems that arise in the management practice, the detection of errors and the joint construction of models of professional performance, based on the location of successful practices; Thus, there is a clear tendency in the management approach to the preparation of the heads of teaching departments to give priority to the interactive processes among those who perform the same work.
The proposed methodology has the procedures for the practical implementation of preparedness actions with a system approach, supported by component stages and actions. It is distinguished by the participation and interactivity of the JDD in the components of this process, supported by the Strategic Direction and organizational learning.